PolarKen

Tech.Lifestyle.Business.Thought

ช่วยใช้ Line/E-mail/โทรศัพท์ ทำงานให้เหมาะสมทีเถอะ…

เอาจริงตอนนี้ผมไม่เข้าใจมากว่ามันเกิดอะไรขึ้นกับการใช้ Line / E-mail และโทรศัพท์ ทั้งในการทำงานหรือส่วนตัวบ้านเรา ผมรู้สึกว่าคนไทยจัดลำดับความเหมาะสมในการใช้ Tools พวกนี้ในการสื่อสารไม่เท่าไร (เคสนี้อาจจะยกเว้นกรณีที่ติดต่อเราอยู่ได้ทางเดียวนะ)
 
ขอเขียนสรุปคร่าวๆ ถึงแนวทางปฏิบัติของตัวเองที่เคยเจอมา
 

LINE (และ IM อื่นๆ)

 
– เครื่องมือสื่อสารที่เน้นเอาไว้แชท (Instant Messaging) หรือแจ้งอะไรที่ลำดับความสำคัญต่ำ มันออกแบบไว้คุยกับเพื่อนไม่ได้ใช้ทำงานเป็นหลัก
 
– ขอเลยอย่าแจ้งอะไรสำคัญๆ ทิ้งไว้ใน LINE แล้วแม่งก็คุยสัพเพเหระต่อไปอีก 300 ข้อความ ใครจะไปเห็น ไม่มีเวลามานั่งอ่าน ความสามารถในการค้นหาแม่งห่วยแตกมาก
 
– ถ้าจะอยากใช้จริงๆ รบกวนช่วยแยกห้อง Chat อันไหนเป็น Announcement อันไหนคุยทีม อันไหนคุยไร้สาระ (จริงๆ ย้ายไปใช้ Discord / Slack จะแก้ตรงนี้ได้ดีมาก)
 
– ถ้าองค์กรไหนไม่มีการใช้ Internal E-mail จริงจัง การมี LINE Account สำหรับงานโดยเฉพาะจะดีกว่ามาก (Android หลายรุ่น Clone App ได้ใช้หลาย Account ได้นะ)
 
– ความสามารถในการ Follow Up และแยกประเด็นห่วยแตกมาก คุณลองคุย 3-4 เรื่องในกรุ๊ปแชทพร้อมกันดู ความชิบหายจะมาเยือนทันที (โดยเฉพาะ LINE ผ่านมากี่ปีเพิ่งจะ Tag ได้ หรือตอนนี้ Reply ยังไม่ได้เลย)
 
– อย่า Line Call ด้วยถ้ารีบ เพราะมันห่วย โทรมากลายเป็นเราไม่รับ แต่จริงๆ ปลายทางไม่ได้ดังก็เป็นบ่อย บางทีหาว่าเราจงใจไม่รับก็มี คือมันไม่ดังโว้ย เน็ทอาจจะห่วยไงตอนนั้น
 

E-mail

 
– เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะกับการส่งข้อความที่ต้องการหลักฐานหรือเป็นการโต้ตอบกันแบบยาวๆ เน้นการส่งข้อความที่สามารถแนบไฟล์ หรือชี้แจงคนหมู่มากได้พร้อมกัน
 
– สั่งงาน ชี้แจง บอกรายละเอียด E-mail คือดีที่สุด เช็คได้ว่าส่งตอนไหน ค้นหาย้อนกลับไปง่าย
 
– ดังนั้นไม่ใช่เรื่องคุยแบบแชท ที่ต้องการการโต้ตอบแบบทันที (ยกเว้นตกลงไว้แบบอื่น) บางคนถ้าไม่ใช่คนรอบตัวเขา เขา Set Notification ของเมล์ไว้เป็นสรุปวันละครั้งก็พอ หรือไม่ตั้งไว้เลยก็มี
 
– อย่า Dump ทุกอย่างลง Subject…. แม่งอ่านลำบากโดยเฉพาะในมือถือ เช่น “รบกวนช่วยส่งเอกสารรายละเอียดการประเมินทั้งหมดกลับมาโดยด่วน โดยขอเอกสารเพิ่มเติมอีก …..” แม่งแล้ว Body ว่างไม่พิมพ์อะไรมา โว้ยยยยยยย
 
– อย่า CC ทุกคนทุกจักรวาล โดยเฉพาะคนที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือถ้าคิดว่าประเด็นที่จะแตกคุยใหม่ไม่เกี่ยวกับคนใน CC ทั้งหมด ช่วยตั้งเมล์ใหม่
ถ้า E-mail ด่วน ช่วยโทรมาบอกด้วย….โดยเฉพาะอย่างยิ่งนอกเวลางาน
 

โทรศัพท์

 
– การสื่อสารโดยได้ยินเสียงโต้ตอบกันได้แทบจะทันทีทั้งสองฝั่ง เสียงโทรศัพท์จะดังขึ้นมาให้รู้ว่าคนโทรต้องการได้รับการโต้ตอบทันที ณ ตอนนั้น
 
– อะไรที่ต้องการความเห็นหรือโต้ตอบกันไปมา การคุยโทรศัพท์เป็นทางออกที่ดีกว่าการมานั่งปั่น E-mail โต้กันไปมาหรือ LINE คุยกัน แต่อาจจะต้องหาเวลาที่ีเหมาะสมหน่อย
 
– แต่ถ้าเร่งด่วนแบบคอขาดบาดตาย โทรรัวๆ ไปเลย บางทีจะได้รู้ตัวว่าต้องรีบรับแล้ว หรือบางทีวางมือถือไว้ในห้อง คนอื่นเค้าจะได้รีบเดินไปบอกให้ว่ามีคนโทรมา 2-3 สาย ติดๆ กันแล้วนะ
 
– บางอย่างที่เป็นชี้แจงยาวๆ แล้วไม่ต้องการการตอบรับทันที อย่าโทรศัพท์เลย มัน Follow-up ยากแล้วมีโอกาสลืมสูงมาก พวกส่งรายละเอียดให้เนี่ย อีเมล์เหอะ ผมกราบล่ะ (เคยเจอแบบโทรมาชี้แจงรายละเอียด ฮือจำไม่ได้ว้อย)
 
อันนี้ผมรู้สึกสรุปจากหลายคนรอบตัวที่เห็นด้วยอยู่นะ แต่สุดท้ายอาจจะอยู่ที่ข้อตกลงภายในองค์หรือหมู่มิตรสหายกัน แต่การฝืนให้มันใช้ผิดวัตถุประสงค์ มันจะทำให้วุ่นวายกว่าเดิมเนื่องจาก Platform นั้นๆ มันไม่ได้รองรับไง
 
ปล. Entry นี้เขียนมา Rant โดยเฉพาะ เอิ้กๆ

ใส่ความเห็น

%d bloggers like this: